【完全版】採用のプロが教える、書類選考を突破する職務経歴書の書き方とポイント

職務経歴書とは?

職務経歴書とは、応募者が過去これまでに従事してきた業務の具体的な内容や成果、職務上の役職・ポジションをまとめた書類です。応募する企業に対して自身をアピールする書類となり、一般的には履歴書と同時に提出することを求められます。

「たかが書類選考でしょ?」と深く考えずに職務経歴書を書いてしまい、
「採用担当者が例文転用を見破って、書類選考で落ちてしまった…」「面接で掘り下げて聞かれ、しっかり考えていない事が露呈してしまった…」と失敗した人はとても多いのです。

しかし、転職活動で使う職務経歴書には「人事にアピールする事ができる」書き方のノウハウとコツがあります。

そこで今回は、プロのキャリアアドバイザーが職務経歴書の書き方を詳しく解説します。
多数の転職希望者に書類の書き方をアドバイスしてきた実績をもとに、書類選考に通りやすい書き方のポイントから、採用担当者が見ているポイント、職務経歴を書く際の注意点まで、職務経歴書の作成に役立つコンテンツを取り揃えましたので、ぜひ活用してください。

履歴書と職務経歴書の違いは?

履歴書と職務経歴書は役割が違いますので、当然ながら採用担当者がそれぞれのどこに注目しているのかも異なっています。
履歴書、職務経歴書で主に見られている点は、それぞれ下記のようなものが挙げられます。

履歴書の役割

基本的な情報(氏名・住所・連絡先・学歴・職歴などのプロフィール)を伝えるための書類

・作成ルールに則って丁寧に書かれているか
(ビジネスマナーの有無や丁寧に仕事ができる方かといった判断)
・学歴や職歴に一貫性があるか
・転職回数は問題ないか(組織への適応力があるかどうか)
・実務に活かせる資格や免許はあるか
・希望給与や勤務地、働き方などが募集要件に合うか
・勤務可能な居住地か

職務経歴書の役割

これまでの職務内容の詳細や、仕事に役立つスキルや知識をアピールするための書類

・過去にどのような企業でどのような仕事に取り組み、どのような成果を上げてきたのか
(企業が求めるスキルを持っているかの判断)
・プレゼンテーション能力があるか
・仕事に対する意欲は高いか
・転職目的は納得できるものか
・経験と希望する業務に関連はあるか、適合性はあるか
・募集職種に役立つ経験やスキルを持っているか
・自身の強みを理解しているか

このように、履歴書では「求職者が通勤可能な居住地に住んでいるか」「学歴や職務経歴が評価でき、応募先の企業との関連性があるか」「応募企業への志望意欲の高さ」「組織適応力に問題はないか」「希望する給与に関して、隔たりはないか」「丁寧な字で書かれているか」などがチェックされます。

対して、職務経歴書で見られるのは「求める実務能力を満たしているか」「仕事に意欲を持っているか」「プレゼン能力があるか」「発揮できる強みを自覚しているか」「転職目的が納得できるか」「記載内容に信憑性があるか」などになります。

このポイントを理解した上で書類を作成することが大前提となります。

職務経歴書の構成


1.日付、氏名、タイトル
タイトルは大きめのフォントで中央に記します。日付と氏名は右寄せで記載してください。
日付は職務経歴書の提出日、郵送する場合は投函日を記します。
この後に記載する項目も含めて、「年」は和暦か西暦かは全体で統一しましょう。

2.職務要約
いつ、どこの企業で、どのような業務を行っていたのか、250~500文字程度までを目安にまとめます。最初に要約を記しておくことで、「この後に何が書いてあるのか」を理解してもらいやすくなります。

3.職務経歴(企業情報)
続く職歴の項目で説明する企業についての、社名、規模、事業内容を簡潔にまとめます。
その際、雇用形態についても記載しておきましょう。

また、職務経歴の書き方は大きく2つの書き方に分類されます。

1.「編年体形式」
時系列に沿って、業務内容を記載する形式です。その人がどのような経歴と業務歴を辿ってきたのかがひと目でわかるのがメリットです。
新卒から第2新卒位までなら、こちらの書き方の方がスムーズに採用担当者に経歴を伝えられます。
2.「逆編年体形式」
編年体形式と逆に、直近のキャリアから過去へさかのぼって記載する形式です。
一番上に最も新しい経歴が記載される為、直近の業務経験が応募企業の求める条件に合致する場合や、転職を何度か経験している方はこの形式をおススメします。

4.職務経歴詳細
「職務要約」で記した経験についての詳細を記載していきます。
表や箇条書き、カギかっこなどを利用し、見やすい構成にすることがポイントです。
何がどこに書かれているのかを採用担当者に理解してもらいやすくなります。

5.スキル・活かせる知識
パソコンスキルや語学力、マネジメントを含むビジネススキルについて、
箇条書きなどで端的にまとめます。募集職種にも活かせる業務上のスキルがある場合は、忘れずに書き添えておきましょう。

6.資格・免許
いつ、何を取得したのかを箇条書きで説明します。
様々な資格を保有している場合は、業務内容に関連する資格や、ビジネス関係の資格を優先してください。
ただし、あまりにも応募職種とかけ離れた資格などは記載しなくて構いません。

7.自己PR
自分自身の強みを説明し、入社後にそれをどのように活かしていくつもりなのかをPRします。
履歴書とまったく同じ文面になってしまわないよう、後述しますが、具体的なエピソードを追加するなどの工夫をしましょう。
また、「出来る(経験がある)」と「やりたい(経験が無い)」の区別を明確にし、入社してからお互いに「話が違う」となることは避けるようにしましょう。

8.志望動機
面接官に「この企業でないといけない理由や熱意」を伝えましょう。
その際に、転職理由と矛盾が出ないように気を付けてください。「前職を退職した際の問題点が、応募先の企業であれば解決できて、会社に貢献ができる」という一貫性が大切です。

9.退職理由・転職理由
退職理由や転職理由は、書かなくても問題はありません。
ただし、どちらにしても面接では聞かれることになるため、志望動機につながる前向きな退職・転職理由については考えておいた方が良いでしょう。

10.枚数
枚数は「A4・2枚以内」が基本とはなりますが、特にこだわらなくても問題ありません。逆に枚数を気にするあまりに、貴方の魅力が伝わらない方が問題です。
ただし、あまり長すぎても「読み飛ばされてしまう」「文章をまとめる能力が無いのかな?」などマイナスの評価になってしまう場合もありますので、多くても4枚以内に収めることが無難です。

職務経歴書で特に意識したい3つのポイント

職務経歴書を書く上で、採用担当者は主に下記3つのポイントを見ています。

3つのポイント① 求めている経験やスキル(強み)を持っているか
② どのような姿勢で業務に取り組み、その結果どんな業績をあげたか
③ 書類は読みやすく、仕事の丁寧さが感じられるか

①応募求人で活躍できることが分かるように、応募企業で活かせる経験をアピール

興味をもって読んでもらえるよう、応募企業のニーズを捉えた上で”応募企業で活かせる経験”を強調してみましょう。
さらに、総務職の募集に対して、総務の経験だけでなく「人事として社員の研修制度構築を行っていたた」ことなど、
求められる経験や能力にプラスアルファの要素を書き加えることで、企業の期待以上の存在であることをアピールすることもできます。
過去の実績だけではなく入社後の展望も記述し、経験やスキルが応募先企業でどう活かせるのか、これからの展望を伝えましょう。

書き出す為には自己分析も必要になりますので、こちらの記事を参考に自己分析をしてみましょう。

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自己分析

②経歴だけでなく、経歴に紐づく工夫や取り組みなどのエピソードを書く

職務経歴の詳細を書く時、「どんな業務を担当してきたか」を書くのは大前提ですが、それだけでは人事へのアピールにつながりません。
大事なのは、「日々の業務の中で、どのような工夫や取り組みをしたのか」という仕事への姿勢やエピソードを書くことです。

特に「転職してキャリアアップしたい」「未経験の仕事に転職したい」という場合は、過去の経験をそのまま書いただけでは、新しい仕事への適性がどれくらいあるのか判断できません。

例えば、ITエンジニアからITコンサルタントに転職したいなら、単に「Javaによる開発ができます」「金融業界の業務知識があります」だけではなく、「どれくらい問題解決能力があるか」を伝えないと書類選考を通過するのは難しくなります。
この時、「プロジェクト内で○○という問題が発生した際、みずからチーム内の業務配分の見直しやタスクへの落とし込みをリーダーに提案し、中心となって実行し解決に導きました」という一文があれば、採用担当者も「問題解決能力がありそうだ」と判断できるでしょう。

過去の業務内容だけではなく貴方だけのエピソードを加えることで、採用担当者へのアピール度は一気に高まることを知っておきましょう。

③書類は読みやすく、仕事の丁寧さが感じられるか

採用担当者が読みやすい書類にすることで、貴方の魅力を伝えると共に、
仕事をする上での丁寧さなどのビジネススキルやマナーなどもチェックされます。
以下の点などを書き上げた後に見直すように心がけましょう。

  • ・誤字、脱字はないか
  • ・日付、氏名を忘れずに記入したか
  • ・入退社した年月日に間違いはないか
  • ・企業名を略称ではなく正式名称で記載しているか
  • ・西暦と和暦が混在していないか
  • ・見出しや箇条書きなどを使った見やすいレイアウトになっているか
  • ・理解しづらい文章や長すぎる文章がなく、簡潔でわかりやすいか
  • ・フォーマットが崩れている箇所はないか
  • ・履歴書の内容と矛盾する記載はないか
  • ・有効期限の切れた資格を記載していないか
  • ・資格取得日に間違いはないか
  • ・資格名は略称ではなく正式名称を記載しているか
  • ・事実を書いているか(前職の年収、職歴、経験業務、保持資格など)
  • ・休職期間中に業務を行っていたと誤認されるような記載をしていないか
  • ・(データで送る場合)印刷したときにフォーマットが崩れたりA4に収まらなかったりすることはないか

まとめ

如何でしたでしょうか。
職務経歴書は貴方の今までのキャリアをアピールし、
採用に繋がる大切な書類であることがお分かり頂けたかと思います。
このページでお伝えした書き方とポイントをおさえて選考を突破しましょう!