【事務職】採用のプロが教える、書類選考を突破する職務経歴書の書き方とポイント

事務職への転職は、事務経験者はもちろん未経験の方にとっても人気があり倍率が高い職種となっています。一時期の「人不足」の状況であっても、事務職だけは倍率が高かったのは記憶に新しいところです。
ただし、一般事務は特色がだしづらいので実績や自己PR等どのようにアピールしていいのか分かりづらい方も多いことでしょう。

今回は、そんな事務職に転職を希望している方に向けて、職務経歴書の書き方や自己PRの仕方を解説していきます
職務経歴書の基本的な書き方に関しては、こちらの記事で紹介していますので、初めて職務経歴書を作成する方は是非併せてご覧下さい。

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職務経歴書とは? 職務経歴書とは、応募者が過去これまでに従事してきた業務の具体的な内容や成果、職務上の役職・ポジションをまとめた書類です。応募する企業に対して自身をアピールする書類となり、一般的には履歴書と同時に提出することを求められます[…]

事務職への転職で、職務経歴書のどのような点が評価ポイントとなるのでしょうか。
事務職として必要となるスキルとともに確認していきましょう。

Point1:正確な業務遂行(事務処理)能力

一般事務の業務は主に、書類作成・整理、データ入力、顧客対応、備品管理・発注などの定型的な業務を多く行います。

その為、ルールの決まった仕事を繰り返すことが苦にならないことや、データの入力ミス、書類の整備ミスなどを起こさずに集中力をもって正確にやり遂げる力が求められます。

採用担当者が事務処理能力の中でも特に注目する点として、書類作成や来客対応、スケジュール管理といった業務をスムーズにこなせるかが重要な要素になってきます。

Point2:PCスキル

上記の適性があった上で更に、今はPCスキルも必要になります。
特にWordやExcelは非常に良く使われるので、問題なく使いこなせるようであれば、「文章」や「データ資料」などで具体的にどのようなことができるのかを職務経歴書に記載しましょう。またPowerPointでの資料作成の経験があれば記載するようにしましょう。

担当者から見て、あなたのPCレベルが明確に判断できれば、採用後のミスマッチも起こりにくいでしょう。また、その他の一般的に知られる業務用アプリケーション(会計ソフトや各種画像加工ツール)の使用経験があれば、漏れなく記載しておきましょう。

Point3:コミュニケーション能力

事務職というと、営業など顧客と接する業務と違い「コミュニケーション能力は必要ない」と感じる方も多いかもしれませんが、実は事務職にも必須のスキルとなっています。

企業や所属部署の社員達が主業務に集中してもらうこと、仕事を進めやすくするためのサポート業務となりますので、丁寧に受け答えできたり、正確に作業内容を把握できるようにやり取りができたりすることが必要です。

また、長く社内にいるため、良好なコミュニケーションを取り職場の雰囲気を良くするような人柄なども大切です。コミュニケーションスキルの高さは一般事務でも強く求められるので、こういった部分が職務経歴書でアピールできると良いでしょう。

他と差をつける職務経歴書はどのように記載した方がいいか

上記までのポイントを元に、具体的にどのように職務経歴書を書いていけば良いのかをご説明致します。

まずは企業が求める人物像をつかむ

「事務の仕事」と一言で言っても、範囲はとても幅広く企業によって担当する業務がさまざまです。そのため、応募者に求められていることも企業ごとに異なりますので、まずは募集要項をよく読んで、応募者に求められているものを理解することが重要となります。

数値入力などの事務処理を中心の業務なのか、人事のような社員のモチベーション管理、経理のような経費削減も行う管理部門の能力も求められる事務職なのか、募集しているポジションの職務内容をしっかりと把握することが重要です。

応募企業が求めるスキルや人物像をつかんだら今度は、その募集要項にマッチする経験や能力を自分の経験から探しだしましょう。
仮にあなたが事務職未経験の場合でも、前職での事務業務やPCスキルを明記して、適性や意欲をアピールすることが大切です。そのような意欲が評価される部分も大きいので、「何故事務職に応募するのか」志望動機をじっくり練っていきましょう。

書き方のポイント

●職務経歴書は職務要約から
書面の書き出しは職務要約から始めるようにしましょう。A4用紙4~5行程度で経験業務・業務での実績・マネジメント経験・語学力等、職務経歴書でアピールしたい内容を端的に記載するようにしましょう。
この際に数字を活用して記載いただくと、仕事の規模感が伝わりやすいです)。あくまでも要約なので、長くなりすぎないように注意します。

●前職までの具体的な担当業務と役割を明確に記載する
前項でご説明したように、事務職でも応募する企業や所属部署によってかなり仕事内容が異なります。そのため、企業側があなたの業務経験・知識・スキルを正しくイメージできるように、できるだけ細かく、具体的に業務内容を書いていきましょう。
また、職場内や取引先のお客さまなどと良好な人間関係を築くことができるコミュニケーション能力や、来客、電話応対時のビジネスマナーのような「数字で表すことが難しい業務」も必要なので、ルーティンを受け身でこなすのではなく、臨機応変さや調整能力を業務で発揮できることを応募企業の職務内容と関連付けて伝わるように実績やエピソードに盛り込みましょう。

●業務における成果(数値を明確にして実績をアピール)
事務仕事は他の社員がメインの仕事に集中するためにサポートをするという、会社としてとても必要な仕事となります。
しかし、上司や周りから言われたことだけやればいいというスタンスで仕事をするのではなく、自分なりに「業務を効率化」「経費を削減」した経験などがあれば記載することが大切でしょう。
職務経歴書では担当業務の「5W1H」に加え、具体的な数値を盛り込むことで実績の具体性が増します。また、企業や所属部署の規模を明確にすること、データ入力などでは担当した業務での対応ボリュームが分かるように、時間あたりの件数などの数値をアピールすることも有効です。また、工夫したことやその結果、どのような成果が出たかを書けるとなお良いでしょう。

●資格・免許、語学力やPCスキルなどの保有スキル
資格や免許は取得した順に応募求人に関連するものを優先し、正式な名称で記入します。等級が分かれているものに関しては、一番上位の資格のみで問題ありません。
近年はグローバル化に伴い語学力を求める求人が増加していますので、TOEICなどのスコアや語学を使った実務経験(メールや書類作成、電話・接客対応等)に関しても、経験年数と併せて記載しましょう。
もしまだ資格取得までしていないまでも、勉強中の資格などに関しては、現在勉強中の内容を記入することによって意欲のアピールにつなげることも可能です。

●レイアウトや枚数
職務経歴書は事務職である、『あなた』という存在のプレゼン資料です。枚数やレイアウトなど読みやすく工夫されているかなど、あなたがどのような資料を作成できるのかをアピールする箇所でもあります。
実務能力・実績に信憑性のある具体的な数字が記載されているか、細かい部分ですが注意ししていきましょう。
枚数:2~3枚でまとめるのが一般的です。
年数:西暦あるいは和暦が履歴書と揃っているか確認しましょう。

●自己PRポイント
特に応募する仕事内容にマッチするようなPRポイントを、詳細に書くようにしましょう。
あなたならではのPRポイントが他の応募者との差別化につながります。

押さえるべきポイント
・業務範囲が多岐にわたる場合は、項目ごとに仕事内容を整理して記載しましょう。
・派遣社員での就業の場合は、在籍企業名は派遣先と派遣元の両方を記載しましょう。
・業務によっては、特定のPCスキルが必須となっている事がありますので、
具体的にどの程度のスキルがあるのかを記載しましょう。(使用ソフト、使用レベル[関数、ビジネスでの利用経験])
・具体的にどの程度の作業量をしていたか、他の企業の方にも分かるように記載しましょう。(例 電話受電件数○件/日、見積書作成○件/月、請求書作成○件/月、データ入力○件/日 等)

職務経歴書のサンプル

職務経歴書

20xx年xx月xx日現在
氏名 ○○ ○○

■職務要約
株式会社○○○に新卒で入社後、主に営業事務として営業スタッフのアシスタント業務に従事しています。主な職務は、営業が獲得した受発注に関する業務を担当し、並行して見積書や請求書などの各種書類を作成。また、各種レポーティング業務の効率化や新入社員教育などで使用する事務作業マニュアルの作成などにも率先して取り組み、営業活動の円滑化や社内研修サポートなど、事務に関する幅広い業務を担っています。

■職務経歴
株式会社○○○(勤務期間:20xx年x月x日~20xx年x月x日)

事業概要: 事務機器販売
資本金:xxx億円 売上:xxxx億xx万円(20xx年度)
従業員数:xxxx名

期間 業務内容
20xx年x月

20xx年xx月
【所属】営業部 営業サポートチーム 【メンバー】X名

【業務内容】
・見積書・注文書・請求書・納品書の作成(平均***件/日)

・申込書の処理、管理(営業が回収した申込書のチェックと売上の照合)(平均**件/日)

・入金管理(経理と連携を取り、元帳作成依頼や未入金に対する現状の報告)

・営業部門・ならびに個人別の予算、実績を管理
(ピボットテーブルを使用しての管理、共有)

・営業資料、書類の作成・発送業務(営業向け資料の作成やクライアントへの資料発送業務)

・新入社員指導(新卒入社や新しく配属されたメンバーへの書類回りの指導・教育)

・庶務業務全般

・電話対応(50件/日)

【活かせる経験・知識・技術】

■PCスキル

  • Word / 表、資料作成が可能なレベル
  • Excel / IF関数、VLOOKUP関数、ピボットテーブル、マクロの使用が可能なレベル
  • PowerPoint / 図版作成、アニメーションの使用が可能なレベル

■資格

  • 普通自動車第一種免許 / 20xx年xx月取得
  • TOEIC Listening&Reading Test xxx点 / 20xx年xx月取得

■自己PR

営業のアシスタントとして、営業担当が営業活動に注力できるように業務改善に取り組みました。営業部門で扱う会議用のレポート作業をマクロの活用により効率化し、事務作業にかかる工数を短縮。また、発注書などのフォーマットも他部署を交えて改良し記入漏れなどが約○○%改善されました。結果として、営業担当の保有案件数が1人当たり平均x件増加しました。

限られた時間で多くの業務をこなすために、それぞれの作業時間を見積もって、優先順位を決定しながら業務にあたっていました。また、スタッフの予定や状況を把握することで、「現場に出てしまったから、帰ってくるまで確認がとれない」という無駄をなくすように心掛けました。それにより、得意先のお客様からもお褒めの言葉を頂戴することも多かったです。

提出前の最終チェック

職務経歴書を一通り書き上げましたら、更に完成度を高めるために、内容を再確認することが重要です。
以下を参考にして、職務経歴書を魅力的にしていきましょう。

職務経歴書のチェック項目

●職歴を「5W1H」、数値で明確に伝えられていますか?
・いつ(西暦表記・在籍期間)
・どこで(在籍企業・所属部署・常駐先)
・誰に対して(顧客、社外担当者、社内関係者)
・何を(業務内容)
・どのような目的で(業務のゴール・背景・意義)
・どんな立場で(役職・役割・責任の範囲)
・どれくらい(対応件数、作成件数など)
・成果・実績(作業件数、社内評価など)

●自己PRになる情報を盛り込めていますか?
・得意分野(業務内容≪ファイリング、数値分析≫ 専門領域≪経理、営業≫
・資格(マイクロソフトオフィススペシャリスト(MOS)、日商簿記など)
・保有スキル(コミュニケーションスキル、顧客等との調整(交渉)スキル)
・PCスキル(Word、Excel、PowerPoint、その他のソフト)

●情報が正確に伝わる内容に仕上がっていますか?
・ビジネス文書(名詞・体言止め)
・レイアウト(記号・改行・表で見やすく)
・具体性(5W1H・数値・専門用語)
・PRポイント(得意分野・業務内容・スキル・資格)
・適性(求める人物像に合致した内容・書き方)
・マネジメント(人数・成果)
                

如何でしたでしょうか。読み始める前はどのようにアピールして良いか分からなかった方も、自分にもアピールできる要素が沢山あることに気づいたのではないでしょうか?
この記事を参考にして、是非書類選考を突破していきましょう!